Regulamento

REGULAMENTO XIII CAEB

O décimo terceiro Congresso Aberto aos Estudantes de Biologia, doravante denominado “XIII CAEB", com sede na cidade de Campinas, Estado de São Paulo, inscrito no CNPJ/MF sob nº 07.273.479/0001-89, responsável pela marca, website e domínio de endereço www.caeb.com.br, e a pessoa física identificada no formulário de inscrição do Evento “XIII CAEB”, a que se interessa no momento, doravante denominada "CONGRESSISTA", celebram o presente Regulamento, que deverá seguir pelos termos e condições abaixo:

1. DOS TERMOS DE INSCRIÇÃO

1.1 - O acesso aos eventos do XIII CAEB será permitido após a concordância com este regulamento, pagamento da taxa de inscrição e recebimento de correio eletrônico confirmando a inscrição.

1.2 - Ao realizar a inscrição para participação no XIII CAEB, o CONGRESSISTA autoriza o uso de seu nome e imagem pelo XIII CAEB em qualquer aplicação relacionada ao Evento.

1.3 - O CONGRESSISTA declara estar ciente de que o endereço eletrônico utilizado para cadastro poderá ser disponibilizado aos patrocinadores do XIII CAEB, caso acordado entre os últimos e o XIII CAEB.

1.4 - O CONGRESSISTA declara ser totalmente responsável pelos seus atos e pertences tanto na inscrição quanto no decorrer do evento, sendo o XIII CAEB isento de quaisquer consequências geradas a partir deles.

1.5 - O CONGRESSISTA declara estar ciente de que há possibilidade de alterações na programação sem aviso prévio, não cabendo ao XIII CAEB a responsabilidade sobre ocorrências de origem externa que levem a isso.

2. DA INSCRIÇÃO

2.1 - O cadastro no formulário de inscrições, incluindo informações pessoais e escolha de atividades, é de inteira responsabilidade do CONGRESSISTA, sendo o XIII CAEB isento de qualquer ocorrência ou consequência gerada a partir de falhas no preenchimento.

Parágrafo único: A inscrição é pessoal e intransferível, válida apenas para a edição do CAEB vigente. É permitida a realização de somente 1 (uma) inscrição por pessoa.

2.2 - O XIII CAEB não se responsabiliza por problemas técnicos que ocorram com o website, com o sistema de cadastro ou com o sistema de pagamento escolhido que afetem as inscrições, se comprometendo, no entanto, a tentar resolver os problemas com os devidos responsáveis.

2.3 - A inscrição será considerada confirmada após o preenchimento do formulário de inscrição e pagamento.

2.4 - Após a confirmação da inscrição, o CONGRESSISTA terá acesso a sua área interna no site, na qual ele poderá escolher os minicursos de seu interesse no bloco A e B, fazer a submissão de resumo e imagens e, posteriormente, receber seus certificados.

Parágrafo Único: O login será o e-mail ou o CPF do CONGRESSISTA e a senha será definida pelo CONGRESSISTA e cadastrada no formulário de inscrição. Cada congressista receberá um email de confirmação contendo seu login e senha cadastrado.

2.5 - A inscrição permite ao congressista assistir às cerimônias de abertura e encerramento, palestras, mesas-redondas e dois minicursos, submeter um resumo para apresentação de painel e oral (vide seção 4 - DA SUBMISSÃO DE RESUMOS), envio de foto e/ou desenho para o concurso de imagens, acesso a coffee-breaks e programação cultural. Parágrafo único: A participação do CONGRESSISTA em todas as atividades não é obrigatória, contudo, para ter direito ao certificado de participação é necessária a confirmação de sua presença no XIII CAEB, no momento de sua chegada, portando documento oficial com foto para a retirada do kit congressista, assim como do crachá.

2.6 - Uma vez retirado o kit congressista é obrigatório o uso do crachá de identificação do CONGRESSISTA durante TODO o congresso.

2.7 - Ficam definidas as seguintes categorias de eventos na programação do XIII CAEB: a) Cerimônia de Abertura: evento solene realizado pelo XIII CAEB com a presença de autoridades da Universidade Estadual de Campinas no dia 24 de julho de 2017 às 13 horas no Centro de Convenções UNICAMP. b) Mesa-redonda: debate sobre temas atuais com a exposição de ideias por especialistas convidados a ser realizado no dia 24 de julho de 2017, às 15:30 no Centro de Convenções UNICAMP. c) Palestra: exposições orais de 1h30 ministradas por palestrante(s) convidado(s) cujos horários de realização estão disponíveis no website na aba palestras. d) Minicurso: cursos de 8 horas de duração, divididos em dois dias, ministrados por palestrante(s) convidado(s), cujos horários de realização se encontram disponíveis no website na aba minicursos. e) Programação Cultural: eventos diversificados realizados nos períodos diurno e noturno, ao longo da semana, a serem divulgados no website na aba programação cultural. f) Cerimônia de Encerramento: cerimônia realizada pelo XIII CAEB no último dia do evento, na qual ocorre a entrega dos prêmios de apresentação de painel, oral e concurso de imagens.

2.8 - As cerimônias, palestras, mesas-redondas e atividades culturais são de livre acesso ao CONGRESSISTA devidamente inscrito no XIII CAEB, desde que respeite-se a capacidade limite das salas.

2.9- Para todo bloco de Minicurso, o CONGRESSISTA deverá selecionar após o pagamento da inscrição, na página de cadastro, duas opções de minicurso sendo uma em cada bloco. Os minicursos possuem limite de vagas e é responsabilidade do congressista fazer a seleção dos minicursos de sua escolha o mais rápido possível após a confirmação do pagamento. É vetada a possibilidade de mudanças na escolha de minicurso após a finalização dessa etapa.

2.9.1 -O acesso a cada Minicurso é restrito aos CONGRESSISTAS nele inscritos e poderá ser exigida a apresentação de documento oficial com foto na porta da sala. Sendo reservado ao CAEB o direito de vetar a entrada de CONGRESSISTAS não inscritos para aquele minicurso.

Parágrafo único: Em caso de alteração na programação do XIII CAEB que altere um dos eventos selecionados na inscrição, será permitido ao CONGRESSISTA afetado escolher outro evento de mesma categoria, desde que não haja concomitância nos horários e que haja vagas disponíveis.

2.10 - Ao realizar sua inscrição, o CONGRESSISTA declara estar ciente das datas e horários de ocorrência dos eventos nos quais se inscreveu.

3. DO PAGAMENTO

3.1- Após a inscrição, o CONGRESSISTA deverá efetuar o pagamento da taxa de inscrição, no valor de R$ 120,00. O pagamento poderá ser realizado por boleto bancário, ou cartão de crédito das bandeiras Visa, Mastercard, American Express, Diners e Hipercard.

3.2 - Somente o CONGRESSISTA que efetuar o pagamento terá acesso ao XIII CAEB e poderá participar dos eventos selecionados no formulário de inscrição.

3.3 - Após a confirmação de pagamento, o CONGRESSISTA terá acesso à sua área interna no website através do login e senha previamente cadastrados.

Parágrafo único: É de total responsabilidade do CONGRESSISTA informar ao XIII CAEB caso não receba o e-mail de confirmação da inscrição.

3.4 - Uma vez realizado o pagamento, em hipótese alguma o CONGRESSISTA receberá reembolso parcial ou total do valor pago.

4. DA SUBMISSÃO DE RESUMOS

4.1 - O envio do resumo só será permitido após o CONGRESSISTA ter sua inscrição confirmada (vide seção 2, parágrafo 2.4).

4.2 - Todos os congressistas que quiserem expor seus painéis deverão enviar para avaliação um único resumo de seu trabalho até o dia 17 de maio de 2017. Cada resumo poderá ser revisado pelo autor no máximo duas vezes e o resultado da avaliação, bem como os comentários do avaliador, estarão disponíveis na área do congressista.

Parágrafo único: Nenhuma submissão de resumo será aceita após o final do prazo de envio acima. Nenhuma informação de identificação será disponibilizada aos avaliadores durante o processo de avaliação.

4.3 - O(s) nome(s) do(s) autor(es) deve(m) seguir as normas da ABNT-NBR-2016

4.4 - O resumo deverá conter introdução, métodos, resultados e conclusão do trabalho, sendo restrito a até 2000 caracteres incluindo os espaços.

4.5 - No momento da submissão do resumo o CONGRESSISTA deverá escolher apenas UMA opção, dentre as seguintes áreas: AMBIENTAL, MOLECULAR, SAÚDE ou EDUCAÇÃO. Esta representará a grande área onde seu trabalho estará inserido.

Parágrafo único: é de total responsabilidade do CONGRESSISTA a escolha da área de submissão dos resumos, dado que a avaliação será feita por profissionais da área escolhida.

4.6 - É de responsabilidade exclusiva do CONGRESSISTA verificar em sua área interna se seu trabalho foi aprovado, negado ou necessita de alterações. Os trabalhos que necessitarem de alterações e não forem revisados pelo autor dentro do período indicado na área de resumos do site serão automaticamente negados.

4.7 - O CONGRESSISTA que tiver interesse em concorrer a apresentação oral, deverá assinalar o item correspondente na ficha de submissão de resumo, sendo que apenas os quatro melhores resumos avaliados dentro de cada área serão escolhidos para apresentação oral.

4.8 - Após a submissão de seu resumo, o CONGRESSISTA firma compromisso definitivo em apresentar seu trabalho caso este seja aceito.

5 - DO CONCURSO DE IMAGENS

5.1 - Todos os trabalhos submetidos ao concurso de imagens do XIII CAEB devem ser relativos ao seguinte tema: “Detalhes da vida” Parágrafo único: O XIII CAEB irá avaliar se a(s) imagem(ns) enviada(s) se adequa (m) ao tema proposto. O congressista deverá confirmar em sua área interna do site se a(s) imagem(ns) enviada(s)foram aceitas ou não.

5.2 - Todo autor, ao inscrever sua obra para participar deste concurso, assume, particular, pessoal e exclusivamente, toda e qualquer responsabilidade, civil e/ou criminal, relacionada a pessoas, animais e/ou objetos retratados nessa obra, decorrentes da concepção, criação ou divulgação da imagem inscrita, excluindo de tais responsabilidades o XIII CAEB. Imagens que contenham conteúdo ofensivo, permitam a identificação de rostos ou que contenham o nome do congressista, marca d’água ou qualquer outro tipo de identificação serão automaticamente desclassificadas.

5.3 - O concurso está dividido em duas categorias:

Categoria I: Fotografias.

Categoria II: Ilustração.

5.4 - Todo CONGRESSISTA poderá submeter até duas imagens, uma de cada categoria, com no máximo 25 MB cada nas extensões JPEG e JPG. Parágrafo único: Ao enviar sua obra o CONGRESSISTA autoriza o uso da mesma pelo XIII CAEB.

5.5 - A submissão de imagens deverá ser realizada na área interna do congressista.

5.6 - O prazo máximo para o envio de imagens é 17 de maio de 2017 e não serão aceitas imagens após esta data.

5.7 - As fotos selecionadas serão impressas pelo XIII CAEB no tamanho 15X21 cm e serão expostas durante a semana do evento, sem a identificação do autor.

5.8 - A seleção das melhores fotos será realizada através de votação pelos próprios CONGRESSISTAS em cédula anexa aos seus próprios crachás. Cada CONGRESSISTA terá direito a um voto em cada categoria.

6. DA APRESENTAÇÃO DE PAINEL

6.1 - Todos os resumos aprovados deverão ser apresentados na forma de painel. Parágrafo único: A confecção do painel, bem como sua impressão, são de inteira responsabilidade do congressista e o não cumprimento das normas vigentes no item 6.2 acarretarão a desclassificação do participante.

6.2 - Os painéis deverão estar nas dimensões 0,9m de largura por 1,2m de altura, na vertical. No painel devem constar o(s) nome(s) do(s) autor(es), Instituições de origem do(s) autor(es) e instituições de fomento para trabalhos financiados. As orientações e sugestões para produção de pôsteres estarão presentes para consulta no site do congresso.

6.3 - O código do painel será disponibilizado no site até o dia 21 de julho de 2017.

6.4 - Painéis iniciados com o número 1 serão apresentados no dia 26 de julho e painéis iniciados com o número 2 serão apresentados no dia 27 de julho, sendo que, em ambos os dias, a avaliação será das 16h às 17h30.

6.5 - O CONGRESSISTA deverá ter consigo material próprio para fixação do painel. Após o término do período de exposição é responsabilidade do(s) autor(es) a retirada imediata do material. Os organizadores não se responsabilizam pelo material que não tenha sido retirado.

6.6 - Cada painel deverá ser afixado no dia de sua apresentação, no período das 14h00 às 15h30 e só poderá ser retirado após às 17h30. Pelo menos um autor do trabalho, devidamente inscrito no congresso, deverá estar presente ao lado do painel durante toda a sessão oficial de apresentação.

Parágrafo único: Caso o painel esteja sem apresentador, o trabalho NÃO será avaliado e não irá concorrer à premiação, sem recebimento de certificado.

6.7 - Cada painel será avaliado por dois avaliadores, ficando a critério destes se apresentar como tal.

6.8 - Não serão revelados os critérios de avaliação dos pôsteres.

6.9 - Durante a sessão oficial de apresentação é obrigatória a assinatura da lista de presença pelo CONGRESSISTA. Caso o congressista não receba a lista, ele deverá procurar um membro da comissão organizadora e/ou monitor até a 17:30h do mesmo dia para assiná-la. O certificado de apresentação será disponibilizado na área interna do CONGRESSISTA, apenas àqueles que assinaram a lista.

7. DA APRESENTAÇÃO ORAL

7.1 - A manifestação de interesse em participar da apresentação oral representa o compromisso definitivo do CONGRESSISTA em apresentar o trabalho, se aceito, durante o congresso.

7.2 - Serão selecionados apenas os quatro trabalhos melhor avaliados de cada área (Molecular, Ambiental, Saúde ou Educação) para apresentação oral, totalizando 16 trabalhos. Os congressistas contemplados receberão um e-mail da comissão organizadora os notificando da escolha do seu trabalho.

7.3 - Os trabalhos selecionados nas áreas Ambiental e Molecular serão apresentados no dia 26 de julho, enquanto os selecionados nas áreas Saúde e Educação, no dia 27 de julho. Em ambos dias as apresentações ocorrerão das 16h às 17h30.

7.4 - A apresentação deverá ser feita, obrigatoriamente, por um dos autores, devidamente inscrito no congresso. O formato e conteúdo do material a ser apresentado é de total responsabilidade do CONGRESSISTA.

7.5 - Será disponibilizado tempo total de 20 minutos, sendo 10 minutos para a apresentação de slides, 5 minutos para perguntas da banca avaliadora e 5 minutos para perguntas do público.

7.6 - Os trabalhos serão examinados por uma banca avaliadora, selecionada pelo XIII CAEB.

7.7 - O congressista selecionado para apresentação oral também deverá apresentar o mesmo trabalho em forma de painel, sendo que as apresentações ocorrerão em dias diferentes.

8. DA PREMIAÇÃO

8.1 - Os três melhores pôsteres e a melhor apresentação oral de cada área, assim como os vencedores do concurso de imagens de cada categoria, serão premiados durante a Cerimônia de Encerramento a ser realizada no dia 28 de julho de 2017, às 16:00.

8.2 - Será entregue apenas UM prêmio para cada trabalho.

Parágrafo único: Em caso de ausência do premiado durante a cerimônia de encerramento, o prêmio será enviado via correio ao ganhador, para o endereço cadastrado no site.

9. DOS CERTIFICADOS

9.1 - Todas as informações presentes nos certificados serão retiradas diretamente da ficha de inscrição. Os CONGRESSISTAS que optarem pela opção nome social no site receberão certificados contendo somente esse nome. Sendo assim, erros nos certificados decorrentes do preenchimento incorreto da ficha de inscrição e submissão de resumos serão de responsabilidade do inscrito.

9.2 - Os certificados de minicursos, apresentação de painel e participação geral no evento serão disponibilizados para download na Área Interna do CONGRESSISTA apenas no período de 1º de agosto a 31 de dezembro de 2017. Após esse período o CAEB não se responsabiliza pela emissão e disponibilização de certificados desta edição.

Parágrafo único: No certificado geral não serão contabilizadas horas de atividades complementares referentes a participação em palestras, mesas-redondas e atividades culturais. Para os certificados de minicurso, é obrigatório 75% de presença, comprovada pela assinatura da lista de presença.

9.3 - Os certificados de apresentação oral, de painéis e de menção honrosa serão entregues durante o XIII CAEB, imediatamente após as respectivas sessões.

9.4 - Não serão entregues certificados de participação para palestras, mesas-redondas e atividades culturais.

9.5 - O XIII CAEB não se responsabiliza pela emissão e disponibilização de certificados de edições anteriores.

10. DAS PESSOAS COM DEFICIÊNCIAS

10.1 - Toda a estrutura do evento terá acessibilidade garantida para pessoas com mobilidade reduzida. Parágrafo único: Os CONGRESSISTAS portadores de necessidades especiais deverão entrar em contato com a comissão organizadora do congresso, pelo email contato@caeb.com.br com pelo menos 45 dias de antecedência a data de ínicio do congresso, para que os organizadores possam solicitar os materiais necessário, caso o contato seja feito após a data acima informada o CAEB não se compromete com o fornecimento dos materiais ou intérprete de LIBRAS para as atividades.

10.2 - Os CONGRESSISTAS que declararem alguma deficiência terão direito a levar um acompanhante devidamente inscrito como tal no congresso. O acompanhante será isento da taxa de inscrição e poderá participar de todas as atividades, no entanto, não receberá os certificados.

10.3 - CONGRESSISTAS com cegueira ou baixa visão terão direito aos materiais do congresso em braile ou aumentado. CONGRESSISTAS com deficiência auditiva poderão solicitar um intérprete de LIBRAS. Esses recursos deverão ser solicitados junto a comissão organizadora, segundo o item 10.2. O acesso de cães-guia será permitido em todos os espaços do congresso. Parágrafo único: o congresso não disponibilizará acompanhante para os portadores de necessidades especiais, somente intérprete de LIBRAS durante os minicursos e palestras, quando estes forem previamente solicitados, segundo o item 10.2.

11. DA CONFRATERNIZAÇÃO

11.1 A confraternização do congresso será realizada em espaço a definir, fora das dependências da UNICAMP e não está inclusa no valor da inscrição sendo necessário adquirir ingresso junto à comissão organizadora durante a semana do congresso.

11.2 No ato de entrada da confraternização será exigida a apresentação de documento original com foto (RG ou CNH) na portaria. Não será permitida a entrada de menores de 18 anos.